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「DXで変わる、啓発活動のあり方」バックナンバー

0032022.02.08UPオンラインイベントのメリットはイベントの前後にあり

 コロナ禍でのイベント開催方法の一つとして主流となってきた、Zoom、YouTubeやVimeoなどの配信プラットフォームを活用したオンライン形式。このオンライン形式イベントのメリットの一つに「記録のしやすさ」があります。YouTubeやVimeoは配信映像を自動的に記録でき、ZoomやZoomウェビナーの場合も録画設定をすることで映像を記録することができます。
 前回紹介した全国中小企業クラウド実践大賞では、コンテストの参加企業や運営面で、このメリットを大きく活かすことができたのでご紹介します。

1.いつでもどこでもだれでもモデル事例から学ぶことができる

実際のプレゼンテーションの様子

実際のプレゼンテーションの様子

 コロナ禍前と現在では、コンテスト当日のプログラムに大きな変更はありません。参加企業各社が、クラウドサービスを活用して実践したことについてプレゼンテーションを行い、審査結果を発表して、各賞受賞企業を表彰します。コロナ禍前は、当然のごとく、このプログラムをリアル会場でのみ開催していました。参加企業のプレゼンテーション、つまりクラウドサービス実践事例の内容を知るためには、開催会場に行くか、コンテスト後に掲載するWeb記事(写真と文字)を待つしかありませんでした。
 しかし、コンテストをオンライン形式に変更したことで、記録した参加企業のプレゼンテーション動画を専用サイトに即日公開できるようになったため、誰もがどこからでも、すぐに実践事例を視聴できるようになりました。これは、会場に足を運ぶという場所と移動の制限がなくなったこと以外にも意外なメリットをもたらしました。

 

 その一つが、クラウド実践大賞で最優秀賞に相当する総務大臣賞を獲得した城善建設さんの例です。受賞後のインタビューで、城善建設の和田さんは次のように話してくださいました。
 「昨年のクラウド実践事例をアーカイブで残してくれていたので、その動画を見て、自社のクラウド実践に活かすことができました。また、本番のプレゼンテーションのスライド、原稿を制作する際にも、とても参考になりました」
 このように、イベント聴講者だけに限らず、事例を発表する参加企業にもメリットがあったようです。


2.コンテストの運営イメージを関係者で共有する資料として活用

 運営面でのメリットもありました。クラウド実践大賞は官民連携の大きなプロジェクト。参加企業以外に、複数の団体や企業が関係者として運営に携わります。
 共催団体は、代表の挨拶や表彰式での賞状授与などで登壇していただきますが、資料に基づく説明だけではなかなか動きが伝わらず、以前は、不明点の解消のためのやりとりに非常に時間を要していました。
 しかし、オンライン開催後は、過去の開催の動画リンクと簡単な手順をお伝えするだけで概ね理解していただき、事前説明の時間が大幅に削減。
 コンテストの企画や表彰式の進行など、資料を読んだだけでは理解しづらいところも、動画を視聴してもらうことでイベント運営の全体イメージをスムーズに共有できました。
 運営チームにおいても、手順書では伝えづらい演出や画面切り替え方法はもちろんのこと、映像として記録が残っているため、コンテスト終了後の反省会にも活用でき、振り返りもしやすくなりました。

3.メディア向けの取材依頼の資料として活用

取材記事の例

取材記事の例

 クラウド実践大賞には、集めた優秀な事例を広めるというミッションがあります。リアル会場でコンテストを実施していた時は、メディア掲載の手段として、地元メディアに取材にきてもらうしか方法がありませんでした。また、登壇企業について事前に提供できる情報が限られているため、どのメディアからも同じような切り口で取材を受けることになり、効果的で効率的なPRが課題でした。
 オンライン開催のコンテストでは、ライブ配信に記者の方々が参加して記事にできるというだけではなく、全登壇企業の事例発表動画のリンクを添えて取材依頼をしたことで、メディアの特性に合った取材に繋げることができました。


4.事例発表の参考資料として活用

 私の所属する、日本デジタルトランスフォーメーション推進協会ではDXに関する講演依頼が多く寄せられます。DX推進企業に事例を発表してほしいという場合に、講演テーマにあった企業事例のYouTube URLをいくつか送るようにしています。そうすることで製造業の企業を紹介してほしいという依頼一つにしても、事例を確認してもらうことでミスマッチを減らすことができます。また、実践事例のプレゼンテーションを動画で視聴できるため、企業を指定しての講演依頼も生まれており、全国中小企業クラウド実践大賞に参加いただいた企業の活躍の場が広がっています。

 最後に、このようにメリットの大きいオンラインイベントの「記録」ですが、登壇企業に事前に録画する旨を伝え、承諾を取っておきましょう。オンラインイベントがライブ配信のみの場合と記録として残る場合で、登壇企業や登壇者の公開できる情報の範囲が変わることがあります。「記録に残らないなら、具体的な数字も話します」という登壇者の方もいらっしゃいます。
 記録に残すことはもちろん、公開時期、公開方法、公開範囲などを事前に相談し、決めておくことをお勧めします。

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バックナンバー

  1. 001「啓発活動のDXとは」 -デジタル時代の啓発活動-
  2. 002「「全国中小企業クラウド実践大賞」にみる、オンラインコンテストの可能性と課題」
  3. 003「オンラインイベントのメリットはイベントの前後にあり」
  4. 004「オンラインイベントのツール選びは場所選び」

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